La fattura elettronica è stata introdotta nel sistema fiscale italiano dal Decreto Legislativo del 5 agosto 2015 numero 127 come strumento di razionalizzazione della spesa pubblica e di controllo di essa, ma anche come stimolo di innovazione per le imprese.
Attualmente questo sistema riguarda solo la Pubblica Amministrazione e i suoi fornitore, dal primo gennaio 2019 sarà obbligatorio anche tra le aziende private e i professionisti.
Quindi le prime ad essere coinvolte da questo sistema sono le Pubbliche Amministrazioni, questo comporta che tutti i fornitori devono emettere, trasmettere e conservare le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione rispettando la nuova normativa.
Il nuovo formato con cui la fattura elettronica deve essere elaborata, trasmessa e conservata è il formato digitale XML un linguaggio informatico che definisce e controlla il significato degli elementi contenuti in un documento verificando che rispetti la normativa.
Questo formato garantisce un interscambio di dati tra sistemi e procedure informatiche che comunicano per scambiarsi dati e non documenti.
Il formato XML non si presta per essere trasformato in carta. Questo spesso risulta un problema in un sistema in cui la fattura per essere archiviata è stata sempre stampata.
Vediamo ora di analizzare la fatturazione elettronica per AS/400 e XML
L' AS/400 è un elaboratore prodotto dalla IBM, impiegato particolarmente nell'esecuzione di programmi di gestione aziendale.
L’AS/400 si riferisce ad un elaboratore multiutente di classe midrange è quindi idoneo nell'esecuzione di programmi di gestione per un utente sino a decine di migliaia contemporaneamente.
Un azienda affidabile nella realizzazioni di software per sistemi AS/400 e la Record Informatica, che distribuiscono un software stampe grafiche per sistemi AS/400 denominato "Validoc".
Il software Validoc permette di ricavare file XML a partire da spool AS/400, senza che sia prevista un attività di programmazione.
In particolare, il software permette di ricavare un file XML che permette al fornitore di inviare la propria fattura in formato elettronico sia alla Pubblica Amministrazione (B2G) sia tra privati (B2B).
Questo tipo di file XML è già definito nella struttura prevedendo tutte le specifiche previste dalla Pubblica Amministrazione.
L'utente deve solo segnare quali parti di stampa prelevare per evidenziare gli elementi del file XML.
La Record informatica con questo software ha anche regolato l'opportunità di formattare opportunamente i dati per presentarli nella forma richiesta come per esempio date e numeri.
Quindi dalla stampa (spool) della fattura è ottenibile un file XML pronto per essere firmato e indirizzato alla PA o ad un'altra azienda.
Il software Validoc della Record informatica permette inoltre di acquisire da fonti esterne dati attraverso degli exit program, e di inserire anche delle costanti.
Permette di salvare il file XML estratto sia sull’IFS dell’AS/400 che su una cartella di rete.
Nel caso il file XML per la PA (o il B2B) debba avere degli allegati (PDF, TXT, etc.) inseriti al suo interno da sottoporre a codifica in Base64, questi devono essere identificati con un nome e possedere delle indicazioni opzionali.
Il software Validoc permette di eseguire questa operazione senza avere alcuna conoscenza del sistema di codifica Base64, attraverso una utility specifica che ricerca l'allegato in rete locale e lo inserisce all'interno del file XML.